Zarządzanie relacjami z dostawcami – podstawowe porady
Zaktualizowano: 14 cze 2018
Znajomy został kiedyś poproszony przez kilkuletnią córkę, by opisał czym się zajmuje w pracy. Odpowiedział, że zajmuje się zarządzaniem dostawcami dla wszystkich fabryk jego firmy w Polsce. Niestety zarządzanie dostawcami nie znalazło zrozumienia u córki. Więc tłumaczył: łańcuch dostaw, dostawy, dostawcy, it'd...bezskutecznie. W końcu zdesperowany powiedział: robię zakupy. Na co córka: O, kurczę! I jeszcze Ci za to płacą!?
Cóż, gdyby to było takie proste... zarządzanie dostawcami jest dużo bardziej złożone, wręcz wielowymiarowe. Złożyć zamówienie, odebrać dostawę to jedno, natomiast gdy pojawią się spory, opóźnienia, wtedy zaczynają grać rolę relacje z dostawcami, jakie sobie wypracowaliśmy. Często ani umowy, ani kary, ani groźba zerwania kontraktu nie zastąpią chęci pomocy i zrozumienia drugiej strony.
Pracując z dostawcami zaobserwowałem kilka złotych zasad, które postaram się ubrać w podstawowe porady zarządzania dostawcami poprzez wzajemne relacje.
1. Jasność i jednoznaczność wymagań.
Spisanie swoich oczekiwań wobec dostawcy w sposób jak najprostszy, aczkolwiek kompletny, zaoszczędzi nam późniejszych rozczarowań. I my i dostawca wiemy co będzie wykonane, kiedy i jaki sposób. Poruszanie się w “mgle komunikacyjnej”, bo może uda się uzyskać coś więcej, może się sprawdzić na krótką metę. A co najważniejsze powoduje, że i druga strona, czyli dostawca, czuje się upoważniony do przeciągania zakresu umowy w swoją stronę. Takie zarządzanie dostawcami powoduje, że nikt nie jest zadowolony ze współpracy, i w efekcie ponosimy koszty i ryzyko ciągłych zmian dostawcy.
2. Dostawca = człowiek.
Mylić się jest rzeczą ludzką, pamiętajmy o tym. Zwłaszcza, gdy zdarzy się dostawcy “zawalić” jakąś sprawę. Ważne, aby nie było to nagminne.
Współpracując z podwykonawcami, niezależnie gdzie usługa była wykonana, zawsze zdarzały się wpadki. I to po każdej ze stron. Złota zasada, która sprawdziła się i nadal sprawdza w zarządzaniu dostawcami to stwierdzenie, że każdą pomyłkę, błąd można stosunkowo łatwo zażegnać, jeżeli wiemy o niej niezwłocznie. Co więcej, właściwe i szybkie działanie podejmiemy tylko wtedy, gdy będziemy znali faktycznie źródło jej powstania. A kto, jak nie dostawca będzie wiedział co jest przyczyną. Tylko czując wsparcie drugiej strony, dostawca będzie gotów na szczerość i krytyczną postawę wobec siebie. Co więcej, gdy dostrzeże nasz błąd, tylko mając z nami partnerskie relacje, pomoże nam uniknąć kłopotów. Reasumując, moje doświadczenie w zarządzaniu dostawcami tylko poprzez wzajemnie zrozumienie pozwoli nam uniknąć zbędnych kosztów, niepotrzebnego stresu, a często zminimalizować koszt wynikające z umowy z naszym klientem.
3. Zrozumienie ograniczeń
Zazwyczaj wszystko jest możliwe w rozmowie z handlowcem. Nie zawsze handlowcy są ekspertami w dziedzinie, którą sprzedają - to raz, zamknięcie sprzedaży jest często głównym celem - to dwa. Każdy producent, każda firma ma swoje mocne i słabe strony. Zrozumienie ich, pozwoli nawiązać właściwą relacje z dostawcą, nie wymagać niemożliwego, a skupić się na wykorzystaniu doświadczenia dostawcy. Nawiązując relację z dostawcami bazując na ich mocnych stronach, doceniamy ich w pewien sposób oraz wykorzystujemy doświadczenie zdobyte przez lata, nierzadko okupione serią pomyłek. Jednocześnie zaakceptowanie ich ograniczeń, czy to ludzkich, czy technologicznych, zapewnia nam uniknięcie wad jakościowych, problemów z terminowością - czyli nie przechodzenie razem przez “choroby wieku dziecięcego”.
4. Siła pytań
Doświadczonym kupcom zdarza się wpadać w pułapkę “bycia wszechwiedzącym”. Bardzo dobrze jest znać się na tym, co kupujemy, aczkolwiek warto pamiętać, że po drugiej stronie stołu także siedzi ekspert. Zadając pytania, prosząc o opinię doceniamy drugą stronę, co jest niezmiernie ważne dla budowania relacji z dostawcami, a także mamy szansę spojrzeć na temat z innej perspektywy, a może dowiedzieć się czegoś więcej.
5. Umowa
Odwiedzając firmy w różnych częściach świata, zwłaszcza przeprowadzając audyty, często na pytania na dotyczące poddostawców, słyszałem odpowiedzi w stylu: znamy się od lat…, zamówienie i faktura to nasza umowa…., nie potrzebujemy komplikować sobie życia umowami, bazujemy na zaufaniu...itp.
Wszystko to super! Oczywiście do czasu, gdy nie zdarzy się duża reklamacja, zmieni się strategia, cele jednej bądź drugiej firmy, czy też kadra zarządzająca. Wtedy żałujemy, że nie mamy umowy, podstawy do roszczeń, w której zapisane są nasze uzgodnienia. Cytując jednego znajomego prawnika: “umowy pisze się na złe czasy, w dobrych niech leży w szufladzie”.
Umowa zabezpiecza tak naprawdę obie strony, precyzuje wymagania i oczekiwania, a co za tym idzie terminy i ceny. Jeżeli dostawca nie chce umowy, jest duża szansa, że będzie starał się lawirować pomiędzy naszymi ustaleniami a wygodną dla siebie ich interpretacją. Z punktu widzenia współpracy z dostawcami, zarządzaniem relacjami z nimi, umowa stanowi obustronna gwarancję porozumienia co do szczegółów naszej współpracy.