Czy twoja firma działa w oparciu o efektywne procesy?

O efektywność w firmie, tak samo jak o naszą własną efektywność, najczęściej pytamy, gdy już nie nadążamy z produkcją na czas, czy też z dostarczaniem naszych usług lub gdy konkurencja produkuje taniej, szybciej, podbierając nam klientów.

Gdy odwiedzam zakłady produkcyjne i widzę jak liderzy, a nawet szefowie produkcji biegają „gasząc pożary” wybuchające w coraz to nowym miejscu, zadaję sobie pytanie, jak bardzo jest to (nie)efektywny proces? Co musi się zdarzyć, aby się zatrzymali i przyjrzeli się swoim działaniom? Bardzo często w takich firmach również koszty szybują w zastraszającym tempie.

Kierownictwo, widząc pewne rażące niedoskonałości, chciałoby je poprawić już, od razu – wiadomo przecież, że będzie się wszystkim lepiej pracowało. Napotykają jednak na ścianę oporu, lęku, niechęci do zmiany od samych zainteresowanych. Jakby się jakieś siły sprzysięgły, aby żart mówiący, że jest „ch***wo, ale stabilnie” przenieść w rzeczywistość właśnie w tej firmie.

Wynika to często ze zwykłego, ludzkiego lęku przed nieznanym. Swoje żniwa zbierają też utarte schematy, nawyki przejęte już nawet nie wiadomo skąd. A kiedy pytamy „dlaczego tak?”, to w odpowiedzi słyszymy: „robimy tak od 20 lat i zawsze było dobrze”, czy też „mnie jest tak wygodnie, a starych drzew się nie przesadza”, itp. itd.

Powoływanie się na przeczucia, rutynę to pierwszy gwóźdź do trumny dla firmy. Jeżeli nie poszukujemy nowych rozwiązań, nie staramy się optymalizować naszej pracy, to nigdy się nie rozwiniemy, a wiadomo przecież, że, „kto się nie rozwija, ten się cofa” – jak mawiał swego czasu jeden z prezydentów Polski.

Jeżeli dołożymy do powyższego obecną sytuację demograficzno-polityczną, skutkującą brakiem pracowników na rynku pracy, a takie sygnały słychać z każdego zakątka kraju, niezależnie od branży, to wydaje się być jasnym, że bardziej efektywne wykorzystanie pracy ludzkiej jest nieuniknione.

Również twórca cyklu PDCA (ang. PLAN-DO-CHECK-ACT), William Edwardsa Deming zwykł mówić, że „nie trzeba się rozwijać, przetrwanie nie jest obowiązkowe”. Choć stwierdzenie to często wywołuje uśmiech na wielu twarzach, to wystarczy przywołać takie firmy jak KODAK, czy NOKIA, by poprzeć tę tezę. Kiedyś giganci, a dziś?

Jednym z powodów braku zmiany nieefektywnych procesów w firmach jest przekonanie, że rozwój jest kosztowny. Inne powody to przekonanie, że dla rozwoju firmy nieodzowne są inwestycje w nowe maszyny, rozbudowa hal produkcyjnych, zwiększanie wolumenów zakupowych by obniżyć cenę (czego efektem jest budowanie zapasów i zamrażanie gotówki) oraz potrzeba powstawania kolejnych miejsc do magazynowania, czy też robotyzacja linii montażowych. Nic bardziej mylnego… Są to oczywiście metody, które pozwolą nam zwiększyć efektywność w firmie. Aczkolwiek, co z kosztami stałymi w tej sytuacji? Co z kosztem jednostkowym naszego produktu?

Nie ma jednego, idealnego rozwiązania na wszystkie wspomniane problemy. Możemy natomiast, praktycznie bez kosztowo poprawić działanie swojej firmy, stosując pewne rozwiązania, które sprawdziły się już w innych firmach z różnych branż. Stosując metodykę np. Lean Manufacturing, jesteśmy w stanie zmienić sposób pracy, uzyskując nawet kilkudziesięcio procentową oszczędność czasu marnotrawionego na danym stanowisku pracy.

Kolejny raz posiłkując się stwierdzeniem Williama Edwardsa Deminga, że „bez danych jesteś tylko osobą z opinią” przede wszystkim należy zacząć mierzyć czasy, obciążenia, zużycie…. Tak, wiem – kto ma na to czas??? Jeżeli jednak rozpoczniemy od danych rozliczeniowych na potrzeby płacowe, księgowe, które i tak już zbieramy, to ograniczymy obszary, którym należy się przyjrzeć w pierwszej kolejności. I tak stosując metodę PARETO, czy też najprostszy histogram pokazujący zbalansowanie obciążeń, czy też brak zbalansowania, zaczynamy się usprawniać.

Metoda małych kroków, bazująca na zmianach począwszy od wybranego małego obszaru, pozwala na łagodniejsze wdrażanie zmian w naszej organizacji.

Przecież nic tak nie przekonuje do zmiany, jak dobry przykład – wszyscy lubimy sukcesy. Przy pracy akordowej, obserwacja koleżanki/kolegi, której/któremu pracuje się łatwiej, a dodatkowo zarabia więcej (bo jest bardziej efektywna/efektywny) jest najlepszą motywacją podążania za zmianą, którą możemy sobie zażyczyć.

Nierzadko zdarza się, że już po pierwszych efektach zmian słyszę: „nie wyobrażasz sobie, co jest teraz w naszych głowach”, czy też: „jestem w tej branży od ponad 20 lat, i byłem ciekaw, czego mnie nauczycie…, ale nigdy nie patrzyłem na swoja firmę z tej strony…, pod takim kątem…”

A czy Ty – nieważne czy jesteś właścicielem czy pracownikiem – wiesz, co w Twojej firmie stanowi największą przeszkodę w rozwoju? Czy inni pracownicy zgodzili by się z Tobą?

Nie zrażaj się, jeśli nie od razu wskażesz, co można by usprawnić. Zauważenie takich obszarów do zmiany czasem nie jest łatwe i wymaga dystansu. Przede wszystkim dlatego, że widząc coś codziennie, po pewnym czasie przestajemy to zauważać. W takiej sytuacji może warto spojrzeć na własne działania przez optykę osoby z zewnątrz, aby nie paść ofiarą przyzwyczajenia?

Jeżeli udało mi się zainteresować Cię tym tematem, to zapraszam do kontaktu.

Autor: Andrzej Stawski